檔 案 的 作 用

一、檔案的兩個基本作用

檔案是人類社會實踐活動中留存下來的歷史真跡，它是一筆寶貴的歷史文化財富，對國家、對社會、對團體、對個人都具有重要的作用。其作用的性質(zhì)體現(xiàn)在兩個方面：一為憑證，一為參考。

檔案的憑證作用是由檔案的形成過程及本質(zhì)屬性所決定。檔案的憑證作用是直接性的。

檔案是由人類社會實踐活動的歷史記錄轉(zhuǎn)化而來的。它記錄了人類實踐活動的原始的真實情況。如：一份文件在形成過程中保留著作者的筆跡、聲音或圖像，保留著領導者的簽字，保留著修改者的筆跡，保留著單位或個人的印章、簽字，這些原始的真跡，顯示了它的權(quán)威性。由于這種無可替代的權(quán)威性，使檔案具有憑證作用。

還有些特別文件，它的產(chǎn)生，是專為作憑證的。如學歷文憑、合同、協(xié)議書、備忘錄、地契、土地證、房產(chǎn)證等各種證書，是作為憑證記載下來的。現(xiàn)實工作中有些糾紛涉及到歷史問題，這就要運用檔案的憑證作用來解決。如許多冤假錯案等得以平反，經(jīng)濟活動中的糾紛得以順利解決，許多歷史遺留問題得以澄清，都是檔案在起憑證作用。

檔案的參考作用是間接性的。原始的、真實的檔案，對人們總結(jié)經(jīng)驗教訓、制定行動綱領和工作計劃，進行科學研究和文藝活動等，都具有重要的參考作用。人們探索自然、社會和人類思維活動的規(guī)律，不能離開事實，事實是一切科學規(guī)律的基礎，離開事實的“規(guī)律”都是虛構(gòu)出來的，沒有生命力。人們在從事藝術(shù)創(chuàng)作中，也要在客觀真實的基礎上進行再創(chuàng)造。人類在社會實踐活動中，也需運用檔案的參考作用來幫助自己更好地完成自己的使命。

盡管檔案的憑證作用和參考作用，都來源于檔案的原始性、真實性，但二者是有差別的?；静顒e在于人們利用檔案的目的不同。有的單位或個人利用檔案訴訟、平反、解決爭端或糾紛，必須以檔案作為憑證，才能解決問題。有的單位或個人，利用檔案，以從事藝術(shù)形象的創(chuàng)造，或制訂長遠規(guī)劃、年度計劃等，這時，檔案的主要功能便是它的參考作用。

正確地認識檔案的憑證作用和參考作用，對于人們理解檔案的性質(zhì)，理解檔案事業(yè)的重要性，利用好檔案，管理好檔案，充分發(fā)揮檔案在社會發(fā)展中的作用，增強全社會的檔案意識，具有重大的意義。

(一)憑證作用

檔案是國家機構(gòu)、社會組織工作活動的重要憑證。

在國家機構(gòu)和社會組織開展的公務活動中，檔案是處理公務、履行職責、開展工作的工具、手段和依據(jù)。機關人員在決策時，在擬制計劃、總結(jié)工作、處理問題時，都要從檔案中了解黨和國家的有關方針政策，從中找到支持的證據(jù)。機關中處理過的重要工作、重大事務，事過之后沒有將原始記錄作為檔案妥為保管，需要查考時卻查找不到，就會給工作帶來不便或失誤。如果“有檔不查”，不認真利用過去的憑證而作出與已往規(guī)定相抵觸的批復或決定，也必然會造成工作上的失誤。

充分發(fā)揮檔案的憑證作用，為黨政領導人，為社會組織負責人，為各個部門的業(yè)務人員服務，有助于計劃和決策的科學化，有利于克服官僚主義和提高機關工作效率，有利于順利地正確地辦好每一件事。

（二)參考作用

檔案記載了大量歷史，記載了社會發(fā)展進程，記載了前人的經(jīng)驗、教訓。從宏觀上看有政治、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、宗教等，從微觀上看，它記載了某一項具體的工作、某一個工程的建設過程。我們的工作是從以往的基礎上發(fā)展而來的，過去的檔案就是今天我們開展工作最重要的參考。比如，考慮今年的工作計劃，勢必要參考以往的計劃，建陽江核電站就要參考大亞灣核電站的檔案等。

檔案保存的目的之一就是留給后人作參考。因此，參考作用是檔案的重要作用。

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